こちらでは、残業時間に関する諸問題について記載させていただきます。

残業時間とは法律上どういう定義で規定されているかご存知でしょうか？実は労働基準法等の労働法には『残業』という文字はでてきません。すなわち残業時間という言葉は法律で定義されているものではないのです。話は少し変わりますが、一般的に使われる『残業代』は、労働基準法では『割増賃金』と呼ばれるもので、その支払い根拠の条文を簡素化して説明すると次のとおりとなっています。
 

労働基準法第３７条(時間外、休日及び深夜の割増賃金)

使用者が、労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働時間については、通常の労働時間又は労働日に支払う賃金額に命令で定めた率以上の率を掛けた額の割増賃金を支払わなければならない。
 

では、「労働時間を延長し、または休日に労働させた場合において」の「労働時間」と「休日」とはどのようなものかも確認しておきましょう。

　労働基準法第３７条に規定される割増賃金を支払わなければならなくなる延長された労働時間の労働時間とは、労働基準法第３２条に規定されている法定労働時間である『１日８時間』、『１週４０時間』を言います。また、同じく割増賃金を支払わなければならない休日とは、労働基準法第３５条に規定されていて、原則的に『１週間に１日』の法定休日です。それ以外には割増賃金、いわゆる残業代を支払う必要はありません。

例えば、会社が就業規則で定めた所定労働時間、いわゆる『定時』が午前９時から午後５時までで休憩１時間の場合、労働時間は７時間です。仕事の都合で午後５時から午後６時まで残業をしてもらったとしても８時間ですので、１時間分の労働に対する賃金は発生いたしますが、割増率を掛けた割増賃金を残業代として支払う必要はないのです。注意していただきたいことは、就業規則で所定労働時間を７時間と定めてしまった以上は、たとえ法定労働時間である８時間勤務の勤務に抑えたとしても、所定労働時間を超えた１時間分の賃金(月給者でしたら時間給になおした１時間分)は支払わなければいけないのです。ですので、所定労働時間は短くせずに、法定労働時間である８時間に設定するべきです。

話がそれてしまいましたが、『残業時間』というものは『残業代』の根拠となる時間ですので、法定労働時間を超えた時間ということになります。
 

会社を経営する社長様は人件費を高騰させる要因である残業時間についてできる限り削減したいと思っているはずです。しかし、具体的な行動を起こされているでしょうか？

「長時間働くことが善で、休むことは悪である」という考えのもと従業員に長時間勤務させていませんか？ここからは、残業時間が長くなったとき(以下、「長時間労働」とします)に発生する諸問題や具体的に不要な残業時間を削減する方法などを記載させていただきますので、ご参考にしていただけましたら幸いです。
 

【従業員に長時間労働をさせたときに発生する諸問題】 

①　残業代が莫大になり、人件費が増大してしまうため会社の資金繰りを悪化させる

　先に説明させていただきましたとおり、残業代とは割増賃金のことをいいます。割増賃金とは「労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働時間については、通常の労働時間又は労働日に支払う賃金額に命令で定めた率以上の率を掛けた額」です。その中ででてくる「命令で定めた率以上の率」である割増率ですが、現状は以下のとおりとなっています。

(１)　法定労働時間を超える労働時間が月６０時間までの部分　

→　２割５分

(２)　法定労働時間を超える労働時間が月６０時間を超える部分

→　５割

平成２２年４月施行の法改正により法定労働時間を超える労働時間が月６０を超える場合、その部分の割増率は２割５分から５割に変更されました。時間給単価が１，０００円の人でも、月７０時間の残業をした場合は、６０時間を超えた部分については、１，０００円の５割増である１，５００円に超えた部分の時間を掛けた額を支払わなければならなくなっています。同じ業務をしてもらっていても支払う賃金は５割増です、バカらしいですよね？
 

②　過労のため疲弊してしまい、会社の経営方針についていけなくなった従業員から退職していくので、採用経費がかさむ

　本来、法律では「１日８時間、１週４０時間を超えて労働させてはならない」となっていますので、残業をさせることはできません。どうすれば従業員に残業をさせることができるかですが、使用者(代表取締役等の会社代表者)と職場の従業員の過半数代表者または労働者の過半数が加入する労働組合との間で「時間外労働、休日労働に関する協定」を締結し、「時間外労働、休日労働に関する協定届」を職場を管轄する労働基準監督署に届け出ることにより、協定によって定めた時間を限度として残業させることができます。この協定に関する規定が労働基準法第３６条にされているため、「時間外労働、休日労働に関する協定」は３６協定(サブロク協定)と呼ばれています。こちらでも以下は３６協定と統一させていただきます。

なお、３６協定を締結して管轄の労働基準監督署に届け出たとしても、無制限に残業をさせることはできなく、一定の限度基準『時間外労働の限度に関する基準（平成10 年労働省告示第154 号）』があります。

　一般労働者の具体的な基準は以下のとおりです。 

なぜこのような基準を設けたのでしょうか？長年の労災事故や調査等の結果、長時間労働により精神障害(うつ病など)を発症するリスクがあることがわかり、どの程度長時間労働をした場合に精神障害を引き起こすかを検証した結果このような基準を設けることになりました。ですので、この基準を超える長時間労働をさせて従業員が精神障害を発症した場合には、会社は責任を問われる可能性があります。十分注意する必要があります。
 

従業員に限度時間を超えるような長時間労働を恒常的に連続して行わせていると従業員に疲労が蓄積し、会社の経営方針についていけなくなった従業員から必ず退職していきます。もともと従業員に長時間労働をしてもらわなければ業務が回っていないくらいですから、従業員が退職してしまったら欠員補充をしなければいけません。そのためには採用広告を出したり、ハローワークに募集事項を提出したりと採用コストがかかってしまいます。
 

③　会社のイメージが悪くなり、優秀な人材を採用することが難しくなる

残業代の問題では、必ずセットで「サービス残業」の問題がついて回ります。上司と部下との見解の相違などから残業代が支払われないなどといったことになると「サービス残業をさせられた」となってしまいます。今は、インターネットで「ブラック企業」と呼ばれる長時間労働を強いたり、法違反をしている会社について投稿する従業員も増えてきています。採用される側も「ブラック企業」に就職しないように事前に調べますので、そのような投稿をされてしまうと優秀な人材を採用できる機会が少なくなってしまいます。
 

【不要な残業時間を削減する方法】 

①　残業をさせなければならない業務内容なのか検証する。

　経理の部署で、月次決算処理のために毎月決まった時期に１０時間程度の残業が必要というように、残業が必要な理由が明確であって、そのためにわざわざパートなどの従業員を雇う必要が無いということであれば、この残業は必要な残業と言えるでしょう。ただし、この場合でも、１０時間程度の残業時間が本当に必要なのか？もっと効率よく決算業務をこなして少しでも残業時間が少なくするように常に業務改善を試みるべきです。果たして御社は、従業員の業務について業務の棚卸をさせて必要な業務かどうか、業務効率を上げることができるかどうかを検証してきたでしょうか？業務の棚卸とは、従業員それぞれの業務内容を月次業務、週次業務、日次業務に分けてからそれぞれの業務の流れや、重要度、それにかかる時間などを割り出させることです。そして業務の棚卸の際に、従業員から業務の改善提案があればそれも同時に挙げてもらいます。これにより、本当に必要な業務なのかどうなのかを検証し、不要な業務であれば業務自体を廃止し、不要ではないが、パートスタッフでもできる業務であればパートスタッフに任せるなどして業務の効率化や残業時間の減少に役立てることができます。実際にあった話ですが、全社員で業務の棚卸をやってみたところ、他部署でも同じデータを集計していたというように同じ仕事を２つの部署で行っていたということもありました。業務の棚卸によって本当に必要な業務を効率よく行っていけば、今よりも残業時間は少なくなるはずです。
 

②　残業の許可制を導入して無駄な残業をさせないようにする

　業務の棚卸をして業務の洗い出しをして、効率よく行うことで残業時間を削減することが原則として重要であることは前記のとおりです。その他にも、残業を許可制にして無駄な残業をさせないようにすることも非常に効果があります。残業の許可制とは、従業員が残業する場合には事前に「なぜ残業をする必要があるのか？」、「何時まで残業するのか？」を『残業申請書』に記載させて部門長(以下「上司」とします)に提出させて上司の許可があった場合にだけ残業申請書に記載した時間まで残業することができるというものです。残業の許可制により、以下の効果が期待できます。
 

(１)　残業をすることに対するプレッシャーを与えられる

残業を許可制にしておかないと、従業員の裁量によって無駄な残業時間が生まれる可能性があります。残業の許可制により、従業員に無駄な残業は許されないといったプレッシャーを与えることができます。
 

(２)　申請をすることが面倒になり、残業をしなくなる

残業申請をするたびに細かく上司にチェックされ、業務についてお小言を言われると次第に申請をして残業するのが面倒になり残業しなくなります。また、業務について小言を言われないように従業員自ら業務改善をしていく方向に進みます。
 

(３)　会社が残業の内容を把握できる

　ほとんどの会社は自社になぜ残業が多いのかをわかっていません。残業申請書があれば、そこに残業の理由が書いてあるので、上司は申請理由を見て実態と問題点を洗い出します。そして、適切な指示を出し、必要に応じて指導し、改善を促します。その結果、生産性が上がり、労働時間も短縮され残業がなくなります。

(４)　未払い残業代の請求を予防できる

　残業を従業員任せにしていると、残業の内容は関係なく請求されるがままになりかねません。「残業を黙認していた」とみなされてしまうので、会社として対抗手段がないのです。これを防ぐうえでも、残業を徹底的に管理する必要があります。例えば、残業申請が午後８時までとなっているところ、実際には午後９時まで残業をしたとしても、会社は午後８時までしか許可していないといえるのです。ただし、本来午後９時まではかかるのに、申請を午後８時までしか認めていなかったという場合は、残業の許可自体が無効になる可能性があるので要注意です。また、残業管理と同時に、普段から「申請時間を超えて残業をしてはならない」と周知徹底しておくことが必要です。そして、もしも申請時間を超えて残業をしている従業員がいた場合、注意するなどの対応をしておくことです。ここまで管理しておけば、万が一、従業員に訴えられたとしても対抗することができます。
 

(５)上司に管理職としての自覚が生まれる

　中小企業の部門長である上司も部下である従業員と同様に忙しいため、普段は部下の教育や管理を行うことを後回しにしてしまいがちです。ですが、残業の許可制を設けることにより、毎回の残業申請について残業を許可するかどうかの判断をすることで上司としての責任が増し、管理意識が生まれます。残業を許可する以上、部下の業務の状況を正しく把握し、改善すべき点があれば適切な指導をしなくてはなりません。その結果、無駄な残業も減っていきます。
 

③　パートスタッフができる業務はパートスタッフに任せる

　どうしても正社員である従業員でなければできない業務であれば仕方がない(それでも、会社における業務は特定の人物しかできない業務を作ってはいけません)ですが、パートスタッフに任せられる業務であればパートスタッフに任せることで残業を削減することができます。先にご説明したとおり、残業代は通常の賃金に割増率を掛けた高い時給になってしまっています。パートスタッフに支払う時間給の方がはるかに低額に抑えることができますので、コストの面からもおすすめいたします。ただし、この場合のパートスタッフは、社会保険の加入が必要ない週の労働時間が３０時間未満での労働契約にした方が良いです。
 

④　変形労働時間制の導入により働き方をかえてみる

　労働時間は原則１日８時間、１週４０時間ですが、１週間のうち週末だけ忙しい、１ヶ月のうち月初が忙しい、１年間のうち冬だけ異常に忙しいなど、ある一定の期間のうち一部だけ忙しいといった繁閑の差がある場合には、週単位の変形労働時間制、１ヶ月単位の変形労働時間制、１年単位の変形労働時間制といった制度を設けることが残業時間削減に非常に有効です。変形労働時間制とはどのような制度かというと、例えば１ヶ月単位の変形労働時間制を例に説明しますが、１ヶ月の総労働時間を平均して１週当たりの労働時間が４０時間を超えないように勤務時間を設定すれば、１日８時間を超えた場合でもあらかじめ８時間を超えて設定した勤務日は８時間を超えた部分について残業代として割増賃金を支払わなくてもよくなります。もっと具体的に説明させていただきますと、週末が特に忙しい飲食店や月初が特に忙しい経理の部署などが、１ヶ月単位の変形労働時間制を導入すれば、あらかじめ忙しい日の労働時間を１２時間に設定し、比較的業務に余裕のある時期の労働時間を６時間にするなどして１週当たりの労働時間を４０時間にしておけば、１２時間で設定した日に１２時間で勤務させても８時間を超えた４時間について残業代は不要になるということです。

　変形労働時間制の導入には、就業規則の変更や労使協定の締結が必要になります。労使協定につきましてご興味がございましたら、当事務所へお問い合わせください。就業規則の変更についてはこちらをどうぞ。変形労働時間制の導入についての問い合わせにつきましてはこちらからどうぞ。
 

⑤　まずは「ノー残業デー」からやってみる

　残業を削減しようという目標があるのでしたが、いままでご紹介した削減方法を実践していきながら、まずは「ノー残業デー」を設けて週１日だけでも全社員が残業しない日を設けてみましょう。社長が「無駄な残業をなくす！」という強い意志を持ち、業務の効率化や働き方の変更などにより徹底的に残業を減らす施策を打ち出せば必ず残業は削減されます。残業ゼロも夢ではありません。そのための第一歩として、まずは週１日のノー残業デーから初めてみませんか？

以上、残業時間に関する諸問題について記載させていただきました。残業時間に関する諸問題についての当事務所へのご相談につきましては、ご遠慮なくこちらからお問い合わせください。